(Website VP) - Văn phòng UBND Thành phố vừa ban hành văn bản yêu cầu Trưởng các phòng, ban, đơn vị trực thuộc phổ biến và tổ chức thực hiện nghiêm Quy chế về quản lý, sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Quy chế được ban hành kèm theo Quyết định số 4942/QĐ-UBND ngày 8/8/2026 của UBND Thành phố, nhằm nâng cao trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong sử dụng thư điện tử công vụ, bảo đảm an toàn, bảo mật và phục vụ hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành.
Quy chế áp dụng đối với các cơ quan hành chính nhà nước, cơ quan Đảng, lực lượng vũ trang, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị sự nghiệp, cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc các cơ quan, đơn vị.
Hệ thống thư điện tử công vụ là hệ thống thông tin dùng chung do Trung tâm Chuyển đổi số Thành phố quản lý, vận hành, lưu trữ tại Trung tâm dữ liệu Thành phố, sử dụng tên miền mail.tphcm.gov.vn. Thư điện tử công vụ có giá trị pháp lý theo quy định của Luật Giao dịch điện tử, được sử dụng để trao đổi thông tin, gửi nhận văn bản, chỉ đạo, điều hành công việc chuyên môn và đăng ký, kích hoạt các dịch vụ số thuộc hệ sinh thái số công vụ. Mỗi cơ quan, đơn vị và cá nhân chỉ được cấp một tài khoản công vụ.
Trung tâm Chuyển đổi số Thành phố và Bộ phận Kỹ thuật Email-TP là đầu mối xử lý các yêu cầu về cấp mới, bổ sung dung lượng, khóa, mở khóa, thay đổi thông tin và thu hồi tài khoản. Tài khoản không đăng nhập từ 12 tháng liên tục trở lên, tạm khóa từ 6 tháng trở lên hoặc thuộc nhân sự đã nghỉ hưu, nghỉ việc sẽ được rà soát, xác minh; nếu sau 15 ngày làm việc không có phản hồi, tài khoản được tạm khóa, lưu trữ 6 tháng trước khi xóa vĩnh viễn. Đối với tài khoản thu hồi do chuyển công tác ra khỏi hệ thống nhà nước hoặc nghỉ việc, dữ liệu được lưu giữ 3 tháng trước khi xóa.
Trong trao đổi công việc, cán bộ, công chức, viên chức phải sử dụng thư điện tử công vụ, không sử dụng mạng xã hội hoặc ứng dụng nhắn tin cá nhân để chia sẻ tài liệu công vụ. Dung lượng hộp thư cá nhân mặc định 5GB; hộp thư của lãnh đạo từ cấp Trưởng, Phó phòng trở lên và hộp thư tổ chức là 10GB. Kích thước thư tối đa gửi nội bộ 50MB và gửi ra ngoài hệ thống 15MB.
Về bảo mật, mật khẩu phải tối thiểu 8 ký tự, khuyến nghị từ 12 ký tự trở lên, gồm chữ hoa, chữ thường, chữ số và ký tự đặc biệt; phải thay đổi định kỳ 365 ngày. Người dùng không được tự động chuyển tiếp thư công vụ ra ngoài hệ thống khi chưa được cho phép bằng văn bản, không sử dụng thư công vụ để đăng ký tài khoản mạng xã hội hoặc trao đổi thông tin cá nhân, quảng cáo thương mại. Thiết bị di động phải được bảo vệ bằng mật khẩu, mã PIN hoặc xác thực sinh trắc học và không được đăng nhập trên thiết bị đã jailbreak, root.
Trường hợp tài khoản có dấu hiệu bị chiếm dụng hoặc phát tán mã độc, Trung tâm Chuyển đổi số Thành phố và Bộ phận Kỹ thuật Email-TP được chủ động khóa tài khoản để xử lý. Cơ quan quản lý phải báo cáo kết quả rà soát, khắc phục sự cố và cam kết bảo đảm an toàn trước khi đề nghị mở khóa.
Quy chế cũng phân công rõ trách nhiệm cho Sở Khoa học và Công nghệ, Trung tâm Chuyển đổi số Thành phố, Sở Nội vụ, Sở Tài chính, Công an Thành phố và các cơ quan, đơn vị sử dụng. Trong đó, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm tuyên truyền, giám sát việc chấp hành Quy chế, phân công quản lý hộp thư cơ quan và bảo đảm kiểm tra hộp thư công vụ tối thiểu 2 lần/ngày trong giờ làm việc, đồng thời thực hiện các yêu cầu về bảo vệ bí mật nhà nước.
Thùy Dương