Văn phòng UBND TP vừa ban hành Quy chế về công tác văn thư và lưu trữ của Văn phòng. Theo đó, hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan; văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc; văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Các phòng, đơn vị sự nghiệp trực thuộc và chuyên viên có trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan. Mọi cán bộ, công chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.

Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử: Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, Văn phòng UBND TP nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn cho Chi cục Văn thư lưu trữ để lưu trữ lịch sử.

Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được quản lý bằng công cụ sau: Chương trình phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ; mục lục hồ sơ, mục lục chuyên đề; sổ giao nhận tài liệu; sổ cho mượn tài liệu.

Xem toàn văn Quy chế.