Văn phòng Chính phủ đã ban hành Quy chế mẫu về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND tỉnh, TP trực thuộc Trung ương.
Phòng Hành chính – Tổ chức là đầu mối tiếp nhận, phân loại ban đầu, chuyển giao văn bản đến; phát hành văn bản đi; in sao và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND cấp tỉnh.
Chuyên viên theo dõi lĩnh vực có trách nhiệm nghiên cứu, thẩm tra, lập Phiếu trình giải quyết công việc (theo mẫu); soạn thảo văn bản đúng trình tự, thủ tục, thời hạn và chịu trách nhiệm về nội dung do mình đề xuất; lập hồ sơ, quản lý hồ sơ, tài liệu và giữ bí mật về vấn đề mình theo dõi xử lý theo quy định.
Bộ phận Tin học có trách nhiệm hướng dẫn chương trình quản lý văn bản; thực hiện chế độ bảo mật thông tin; phân quyền truy cập phục vụ hoạt động tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND cấp tỉnh.