Trưởng Phòng Hành chính – Tổ chức chịu trách nhiệm, giúp Chánh Văn phòng tổ chức, quản lý công tác văn thư và báo cáo tổng hợp tình hình quản lý văn thư gồm: tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; phân loại, trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến; tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành; kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm phát hành văn bản; đóng dấu mức độ khẩn, mật; đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức; quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan và các loại con dấu khác; báo cáo tổng hợp tình hình quản lý văn thư đột xuất và định kỳ.
Giám đốc Trung tâm Lưu trữ chịu trách nhiệm và giúp Chánh Văn phòng tổ chức quản lý về lưu trữ gồm: hướng dẫn cán bộ, công chức trong cơ quan lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành; thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành; phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu; bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu; sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ; lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định và làm các thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; báo cáo thống kê theo quy định.
Giám đốc Trung tâm Tin học chịu trách nhiệm và giúp Chánh Văn phòng quản lý việc sử dụng mạng tin học diện rộng của Chính phủ, mạng tin học nội bộ của Văn phòng, hướng dẫn thực hiện chương trình quản lý văn bản, quản lý các thông tin theo chế độ bảo mật trong mạng, bảo đảm mạng tin học hoạt động thông suốt, liên tục và đảm bảo truyền tải văn bản điện tử thông suốt đến các sở - ngành, quận - huyện.
Các Trưởng Phòng chuyên môn và Giám đốc đơn vị sự nghiệp trực thuộc chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về tình hình quản lý, xử lý văn bản, hồ sơ, tài liệu của đơn vị mình; kiểm tra và báo cáo thống kê tình hình xử lý văn bản theo quy định; nhắc nhở cán bộ, công chức thực hiện đúng quy định về quản lý công tác văn thư và lưu trữ.
Cán bộ, công chức được phân công nhiệm vụ, theo dõi, xử lý công việc có trách nhiệm tham gia, phối hợp chặt chẽ với cơ quan, tổ chức chủ trì trong quá trình chuẩn bị đề án, nội dung buổi họp; nghiên cứu, thẩm tra, xử lý văn bản đến; soạn thảo văn bản đúng thủ tục, thời hạn quy định; lập, quản lý hồ sơ, tài liệu trên mạng và văn bản giấy; giữ bí mật nội dung được giao theo dõi xử lý theo đúng quy định; tham mưu, theo dõi giúp Thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố trong hoạt động chỉ đạo và điều hành; giúp lãnh đạo Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố theo dõi, quản lý hồ sơ, tài liệu, kiểm tra thủ tục trình, nội dung Tờ trình và nội dung dự thảo văn bản trình ký.