Phòng Hành chính – Tổ chức chịu trách nhiệm quản lý tất cả các loại văn bản phát hành, kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật (sau đây gọi chung là văn bản đi) của cơ quan theo thủ tục trình tự quy định: kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày. ghi số ký hiệu và ngày, tháng của văn bản; nhân bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); đăng ký văn bản đi; làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi.


Văn bản đi phải hoàn thành các thủ tục văn thư và được chuyển phát ngay trong ngày, chậm nhất là vào trong ngày làm việc tiếp theo; có thể được chuyển cho nơi nhận bằng fax hoặc qua mạng. Những văn bản có đóng dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” phải được chuyển phát ngay sau khi đăng ký và phải bảo đảm thời hạn đến người nhận, nơi nhận ghi trên phong bì. Những văn bản có
nội dung bí mật nhà nước: Đóng dấu độ mật (“tuyệt mật”, “tối mật”, “mật”), dấu “tài liệu thu hồi” và dấu “chỉ người có tên mới được bóc bì” được đăng ký và chuyển phát theo quy trình riêng quy định về chế độ bảo vệ bí mật nhà nước. Trường hợp tổ chức, cá nhân đến trực tiếp nhận văn bản chuyển phát tại Phòng Hành chính – Tổ chức thì văn bản chuyển phát đó phải thuộc loại cần gấp và người nhận phải xuất trình giấy giới thiệu của cơ quan và chứng minh nhân dân hoặc thẻ công chức.


Việc chuyển
phát văn bản đi đồng thời với việc chuyển văn bản vào mạng tin học diện rộng của Văn phòng (trừ văn bản mật) và bảo đảm đủ các yếu tố như nguyên văn văn bản phát hành; việc chuyển phát văn bản đi bằng fax do Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức quyết định.


Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính, gồm: 1 bản chính có chữ ký sống lưu theo dạng “hồ sơ cập nhật” xếp theo thứ tự số văn bản ban hành; 1 bản chính lưu kèm theo toàn bộ hồ sơ trình ký (thường được gọi là hồ sơ “gốc”).


Văn bản đi có độ mật được lưu tại văn thư theo chế độ bảo vệ bí mật nhà nước, được sắp xếp theo thứ tự số văn bản; bảo quản trong tủ, hòm hoặc két sắt, không được mang ra khỏi cơ quan. Trường hợp cần khai thác, sử dụng, sao chụp bản lưu tài liệu có độ mật phải được sự đồng ý bằng văn bản của người có thẩm quyền quyết định. Mọi trường hợp khi phát hiện tài liệu, vật mang bí mật nhà nước bị mất, tráo đổi, hư hỏng hoặc bí mật nhà nước bị lộ lọt phải báo cáo ngay với Chánh Văn phòng để có biện pháp giải quyết kịp thời.


Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ quan phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ pH trung tính và được in bằng mực bền lâu.


Sử dụng chương trình Quản lý văn bản và hồ sơ công việc vào việc tiếp nhận, luân chuyển, xử lý, ban hành và lưu trữ văn bản được thực hiện theo Quyết định số 23/QĐ-VP ngày 05 tháng 5 năm 2006 của Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố b
an hành Quy định về việc sử dụng và quản trị phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Chính phủ tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố.



Tin liên quan

     Bình luận


    Mã xác thực không đúng.
     Liên kết website
    9.560.992
    Đang truy cập : 214
    /portal/Home/Gop-y/default.aspx
    /portal/home/photos
    http://huongsenhotel.com.vn