Tất cả văn bản, kể cả bản Fax, văn bản chuyển qua mạng, văn bản mật và đơn, thư khiếu nại tố cáo của cá nhân, tổ chức gửi đến Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố, Thường trực và các Ban Hội đồng nhân dân thành phố, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố, Văn phòng và lãnh đạo Văn phòng, các Phòng chuyên môn (sau đây gọi chung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự như sau: tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến; giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Các trường hợp văn bản đến không tiếp nhận và trả lại nơi gửi gồm: văn bản gửi không đúng địa chỉ; văn bản gửi không đúng yêu cầu về thủ tục hành chính và thẩm quyền: ký và đóng dấu không đúng thẩm quyền, không dấu, không số, không ghi ngày tháng, không ký tên, dấu đen (trừ bản fax); văn bản gửi vượt cấp; văn bản gửi đúng thẩm quyền của Ủy ban nhân dân thành phố nhưng đã được phân cấp thẩm quyền quản lý cho các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố và quận – huyện theo quy định. Bao gồm cả các đề án, dự án, tờ trình, công văn xin chủ trương, chỉ đạo của Ủy ban nhân dân thành phố nhưng không thực hiện đúng quy trình theo Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân thành phố; không đảm bảo tính nguyên vẹn về nội dung, hình thức và các trường hợp cụ thể khác theo quy định.

Phòng Hành chính – Tổ chức là đầu mối tiếp nhận, làm thủ tục đăng ký văn thư tất cả các loại văn bản đến, kể cả văn bản đến do cán bộ, chuyên viên nhận trực tiếp trước khi chuyển giao các Phòng chuyên môn xử lý theo quy định. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

Đối với những văn bản đến là bì thư gửi đích danh lãnh đạo Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, các Phòng và Đơn vị sự nghiệp trực thuộc thì văn thư gửi trực tiếp đến tên người nhận hoặc người được phân công giúp việc; sau khi có ý kiến của lãnh đạo thì văn bản phải được chuyển đến văn thư để được đăng ký và xử lý tiếp.

Những văn bản do các cán bộ, chuyên viên tiếp nhận trực tiếp phải được đăng ký văn thư tại Phòng Hành chính – Tổ chức trước khi xử lý theo quy định.

Đối với những văn bản đến là bì thư có ký hiệu độ mật (mật, tối mật, tuyệt mật), chỉ định (chỉ người có tên mới được bóc bì), văn thư chỉ đăng ký và chuyển đến người nhận hoặc người có trách nhiệm xử lý. Sau khi xử lý xong, các văn bản trên phải chuyển cho Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức hoặc người được giao trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng quản lý theo chế độ bảo quản tài liệu mật.

Đối với văn bản đến có nội dung yêu cầu giải quyết công việc khẩn, văn thư có trách nhiệm trình ngay Chánh, Phó Văn phòng phụ trách lĩnh vực để xử lý theo cấp độ khẩn, sau đó chuyển giao lại Phòng Hành chính – Tổ chức để được đăng ký.

Đối với văn bản đến theo quy trình quản lý ISO 9001:2000 phải thực hiện đúng theo quy trình chuyển giao và xử lý.

Đối với loại văn bản đến bình thường, văn thư đăng ký và chuyển cho người phụ trách lĩnh vực để xử lý. Riêng văn bản đến là tài liệu phục vụ các kỳ họp, phiên họp của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân do Thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân chủ trì được chuyển cho Phòng Tổng hợp Hội đồng nhân dân, Phòng Tổng hợp - Kế hoạch hoặc các Phòng chuyên môn để chuẩn bị nội dung cuộc họp.

Việc chuyển giao, phân công xử lý văn bản phải đảm bảo các yêu cầu về tính chính xác, giữ gìn bí mật nội dung văn bản và phải được ghi nhận vào Chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Văn phòng (hoặc vào sổ chuyển giao văn bản) và được thực hiện theo các nguyên tắc sau: nội dung thuộc lĩnh vực nào thì chuyển giao, phân công cho đơn vị theo dõi lĩnh vực đó xử lý. Nếu văn bản liên quan đến nhiều lĩnh vực thì Chánh Văn phòng phân công đơn vị xử lý; văn bản đến của các Sở - ngành, quận – huyện, nếu nội dung thuộc lĩnh vực theo dõi của Phòng chuyên môn nào chỉ chuyển Phòng chuyên môn đó xử lý. Trường hợp nội dung văn bản bao hàm nhiều lĩnh vực thì chuyển Phòng Tổng hợp - Kế hoạch làm đầu mối xử lý.

Phòng Hành chính – Tổ chức đảm nhiệm việc chuyển giao văn bản đến các cá nhân, đơn vị trong ngày như sau: buổi sáng, trước 08 giờ 00 và 11 giờ 00; buổi chiều, trước 13 giờ 30 và 16 giờ 30 hàng ngày (trừ các loại báo ngày chuyển từ đầu giờ làm việc buổi sáng, văn bản khẩn phải chuyển ngay sau khi nhận).

Những văn bản chuyển nhầm địa chỉ xử lý, các đơn vị trả lại ngay trong ngày cho Phòng Hành chính – Tổ chức để kịp thời chuyển đúng địa chỉ, không đưa trực tiếp từ đơn vị này qua đơn vị khác.

Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Các Phó Văn phòng chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của Chánh Văn phòng và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

Căn cứ nội dung văn bản đến, Chánh, Phó Văn phòng giao cho các Phòng, Đơn vị sự nghiệp trực thuộc hoặc chuyên viên giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân đó có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định và theo quy định của cơ quan.

Chuyên viên thụ lý nhận thấy văn bản đến chưa đủ điều kiện để xử lý theo quy định thì dự thảo phiếu chuyển trả lại nơi gửi và nêu rõ lý do, yêu cầu. Trừ văn bản đến là đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy định nếu thuộc thẩm quyền của sở - ngành, quận – huyện thì làm phiếu chuyển cho đơn vị đó đồng thời làm phiếu báo cho công dân đó biết.

Sự phối hợp, trao đổi nghiệp vụ liên quan giữa các Phòng chuyên môn và Đơn vị sự nghiệp trực thuộc với nhau và với các đơn vị liên quan được thực hiện trực tiếp. Phòng, Đơn vị sự nghiệp trực thuộc nào thụ lý văn bản đến thì Phòng, Đơn vị sự nghiệp trực thuộc đó có trách nhiệm chủ trì phối hợp trực tiếp với đơn vị liên quan khác để thực hiện soạn thảo, lấy ý kiến, xây dựng, hoàn chỉnh văn bản, không chuyển giao lại Phòng Hành chính – Tổ chức làm thủ tục chuyển tiếp. Các đơn vị liên quan phải có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời hạn theo yêu cầu, đề nghị của đơn vị thụ lý chủ trì; Đơn vị thụ lý chủ trì chịu trách nhiệm với Chánh, Phó Văn phòng phụ trách về thời hạn, tính cấp bách, công tác rà soát và theo dõi tiến độ thực hiện.

Chánh Văn phòng có thể giao cho Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức, Trưởng các Phòng chuyên môn, Giám đốc các Đơn vị sự nghiệp trực thuộc hoặc chuyên viên được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau: xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp; chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Chuyên viên thụ lý hồ sơ tham mưu, giải quyết văn bản đến có trách nhiệm thiết lập hồ sơ công việc (kể cả tạo lập hồ sơ trên mạng) chặt chẽ về nội dung, hình thức theo trình tự như sau: lập tờ trình (theo mẫu); dự thảo văn bản (nếu có) kèm tệp tin; các tài liệu dẫn chứng, liên quan kèm theo.

Tờ trình phải ghi sạch, rõ ràng, nội dung thể hiện rõ: tóm tắt nội dung vấn đề, quan điểm giải quyết, những vướng mắc (nếu có) và đề xuất giải pháp cụ thể. Chuyên viên tự đánh máy nội dung, cung cấp các văn bản cần thiết khác liên quan đến vấn đề trình, không được gạch dưới hoặc ghi ý kiến của mình lên văn bản của các cơ quan trình, ý kiến của các đơn vị có liên quan trực thuộc Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố.

Hồ sơ trình ký gồm: Tờ trình của chuyên viên đề xuất và tài liệu liên quan xếp theo trình tự dẫn giải của Tờ trình, thể hiện được mối liên hệ giữa các văn bản với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc (Tờ trình; dự thảo văn bản; văn bản đề đạt mới nhất; tiếp theo là thứ tự những văn bản đề đạt có liên quan trước đó. Mỗi văn bản đều phải đảm bảo đúng, đủ hình thức và thủ tục hành chính).

Chánh, Phó Văn phòng phụ trách lĩnh vực có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ và có ý kiến trước khi phát hành hoặc trình Thường trực Hội đồng nhân dân; Chủ tịch, Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố nếu không thuộc loại hồ sơ chuyên viên tham mưu trực tiếp.

Đối với hồ sơ trình Thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố giải quyết, sau khi Chánh, Phó Văn phòng phụ trách lĩnh vực duyệt (thể hiện trên bút phê của tờ trình) được tiếp tục trình Thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố xem xét, có ý kiến chỉ đạo (thể hiện bút phê trên tờ trình), Thư ký hoàn trả hồ sơ cho Phòng Hành chính – Tổ chức để làm thủ tục phát hành hoặc chuyển giao cho chuyên viên thụ lý để tiếp tục xử lý bước tiếp theo.

Riêng đối với văn bản quy phạm pháp luật, được thực hiện trình ký theo quy trình quy định tại Quyết định số 17/2007/QĐ-UBND ngày 05 tháng 02 năm 2007 của Ủy ban nhân dân thành phố quy định về trình tự, thủ tục ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Ủy ban nhân dân các cấp tại thành phố Hồ Chí Minh.

Đối với hồ sơ trình Chánh, Phó Văn phòng phụ trách lĩnh vực ký thừa lệnh giải quyết theo ủy quyền, phải được trình bản thảo cho Thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố xem xét có ý kiến trước khi ký văn bản phát hành.

Đối với hồ sơ trình Chánh, Phó Văn phòng giải quyết, sau khi Chánh, Phó Văn phòng phụ trách lĩnh vực xem xét, có thể ký duyệt phát hành hoặc chỉ đạo tiếp tục xử lý tiếp theo thông qua Phòng Hành chính – Tổ chức;

Đối với các công việc cấp bách, cần xử lý gấp hoặc những công việc đã có sự chỉ đạo trực tiếp của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố thì không cần phải tuân theo trình tự, thủ tục trên. Sau khi xử lý xong, Phòng chuyên môn phải chuyển giao cho Phòng Hành chính – Tổ chức hoàn tất các thủ tục liên quan để đưa vào hồ sơ lưu trữ và chuyên viên phải báo cáo lại lãnh đạo Văn phòng phụ trách biết.