Hàng năm, lưu trữ hiện hành có trách nhiệm lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập; hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu; tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.

“Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” được lập thành hai bản theo mẫu thống nhất do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn. Đơn vị hoặc cá nhân nộp lưu và lưu trữ của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản.

Thẩm quyền thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam do cơ quan có thẩm quyền của Đảng quy định.

Thẩm quyền thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam được quy định như sau:

 Các Trung tâm lưu trữ quốc gia có thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức sau:
- Các cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước nước Việt Nam dân chủ cộng hoà và Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
- Các cơ quan, tổ chức cấp bộ, liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước nước Việt Nam dân chủ cộng hoà;

 - Các cơ quan, tổ chức trung ương của Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hoà miền Nam Việt Nam và các tổ chức trung ương khác thuộc chính quyền cách mạng trước ngày 30 tháng 4 năm 1975;
- Các doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ quyết định thành lập và tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật;

 - Các cơ quan, tổ chức của chế độ phong kiến Việt Nam;
- Các cơ quan, tổ chức của chế độ thực dân, đế quốc xâm lược trên lãnh thổ Việt Nam trước ngày 30 tháng 4 năm 1975;
- Các cơ quan, tổ chức trung ương của Việt Nam cộng hoà và của các tổ chức khác trước ngày 30 tháng 4 năm 1975;
- Các tổ chức khác theo quy định của pháp luật;
- Các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện tặng cho, ký gửi hoặc bán tài liệu lưu trữ.
Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là lưu trữ tỉnh), lưu trữ huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là lưu trữ huyện) có thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức sau:

- Các cơ quan, tổ chức nhà nước cùng cấp ở địa phương;
- Các cơ quan, tổ chức cùng cấp của Việt Nam cộng hoà và của các tổ chức khác ở địa phương trước ngày 30 tháng 4 năm 1975;
- Các doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật;
- Các tổ chức khác theo quy định của pháp luật;
- Các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện tặng cho, ký gửi hoặc bán tài liệu lưu trữ.
 Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức là giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo đúng thời hạn quy định. Trường hợp cơ quan, tổ chức muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn giao nộp phải được sự đồng ý bằng văn bản của lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu thập; giao nộp tài liệu trên cơ sở hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản được thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; giao nộp đầy đủ hộp, cặp và công cụ tra cứu kèm theo; vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp.
Trách nhiệm của lưu trữ lịch sử là lập kế hoạch thu thập tài liệu; phối hợp với lưu trữ hiện hành lựa chọn tài liệu cần thu thập; hướng dẫn lưu trữ hiện hành chuẩn bị tài liệu giao nộp; chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu; tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.

 “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” được lập thành hai bản theo mẫu thống nhất do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn. Lưu trữ của cơ quan, tổ chức và lưu trữ lịch sử giữ mỗi loại một bản.
Tiêu chuẩn xác định các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định.
Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm lưu trữ quốc gia do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phê duyệt.
Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp phê duyệt.
Thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản: sau mười năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức ở trung ương; sau năm năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức ở địa phương.
Tài liệu phim, ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu khác: sau hai năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.
Tài liệu của các ngành quốc phòng, công an, ngoại giao: sau ba mươi năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức, trừ tài liệu chưa được giải mật và tài liệu còn giá trị hiện hành.
Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ quốc gia, lưu trữ tỉnh và lưu trữ huyện được quản lý tại lưu trữ của cơ quan, tổ chức theo quy định của Nghị định này và quy định của pháp luật có liên quan.
Việc quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp chia tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức và đơn vị hành chính; chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định.
Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉnh lý tài liệu của mình. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt được các yêu cầu sau: Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh; Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ đối với lưu trữ lịch sử; Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu; Lập mục lục hồ sơ, tài liệu; Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ.
Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được các yêu cầu sau: xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng số lượng năm; xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ.
Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý ngành, lĩnh vực ở trung ương ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành sau khi thoả thuận thống nhất với Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, các cơ quan, tổ chức phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc quyết định: mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản; danh mục tài liệu hết giá trị.
Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm: Chánh văn phòng cơ quan, tổ chức ở trung ương; Chánh văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện và cấp phó của người đứng đầu đối với cơ quan, tổ chức khác: Chủ tịch Hội đồng; đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu: Ủy viên; đại diện của lưu trữ cơ quan, tổ chức: Ủy viên.
Hội đồng làm việc theo phương thức sau đây: từng thành viên Hội đồng xem xét các văn bản, đối với danh mục tài liệu hết giá trị, cần kiểm tra thực tế tài liệu; hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số; thông qua biên bản, trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định.
Việc thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu huỷ được quy định như sau: Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thẩm tra tài liệu của các Trung tâm lưu trữ quốc gia và của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm lưu trữ quốc gia; Lưu trữ tỉnh thẩm tra tài liệu của lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện và của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ tỉnh; Lưu trữ huyện thẩm tra tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ huyện và của xã; Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp trên thẩm tra tài liệu của các đơn vị trực thuộc không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử.
Thẩm quyền quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị gồm: Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia; Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, người đứng đầu các cơ quan, tổ chức khác thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm lưu trữ quốc gia quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại lưu trữ tỉnh; Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ tỉnh quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của lưu trữ tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại lưu trữ huyện sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của lưu trữ tỉnh; Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ huyện quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức mình sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của lưu trữ huyện; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của xã sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của lưu trữ huyện; Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm lưu trữ quốc gia, lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức mình sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp.
Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị chỉ được thực hiện sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm quyền. Khi tiêu huỷ tài liệu phải huỷ hết thông tin tài liệu. Việc tiêu huỷ tài liệu phải được lập thành biên bản có xác nhận của người thực hiện việc tiêu huỷ và của cơ quan, tổ chức có tài liệu. Hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị tiêu huỷ trong thời hạn ít nhất hai mươi năm, kể từ ngày tài liệu bị tiêu huỷ.

Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm: thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ và cán bộ, công chức lưu trữ.
Thống kê lưu trữ được thực hiện theo chế độ định kỳ. Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm được tính từ 0 giờ ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12.
Việc gửi báo cáo thống kê lưu trữ được quy định như sau:
Ở trung ương: các đơn vị trực thuộc gửi báo cáo về cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp. Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và cơ quan trung ương của các tổ chức tổng hợp số liệu và gửi báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
Ở địa phương: Ủy ban nhân dân cấp xã, các phòng, ban và cơ quan, tổ chức thuộc huyện gửi báo cáo về lưu trữ huyện; huyện, sở, ban, ngành và cơ quan, tổ chức khác thuộc tỉnh gửi báo cáo về lưu trữ tỉnh. Lưu trữ tỉnh tổng hợp số liệu và gửi báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Các cơ quan, tổ chức thực hiện chế độ báo cáo thống kê theo biểu mẫu và thời hạn do Tổng cục trưởng Tổng cục Thống kê và Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định.
Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải được bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ. 

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định sau đây về bảo quản tài liệu lưu trữ: xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ; thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử a-xít và các tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu; tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng; thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm.
Tiêu chuẩn các loại kho lưu trữ do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định.
Kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Cơ quan, tổ chức, cá nhân được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam để phục vụ yêu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của mình theo quy định của pháp luật.
Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức có tài liệu và các quy định của pháp luật có liên quan.
Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải trả phí khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định của pháp luật.
Danh mục tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phê duyệt.
Danh mục tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm tại các lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp phê duyệt.
Tiêu chuẩn tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định.
Người đứng đầu Trung tâm lưu trữ quốc gia cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm lưu trữ quốc gia, trừ tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước và tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm.
Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm bảo quản tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia.
Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại lưu trữ lịch sử của địa phương mình.
Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức của mình.
Người đến khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ lịch sử vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác; vì mục đích cá nhân phải có đơn xin sử dụng tài liệu và có Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu (nếu là người nước ngoài); trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải có thêm đề cương nghiên cứu.
Người xin cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ gián tiếp hoặc từ xa vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác; vì mục đích cá nhân phải có đơn xin cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ có xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi công tác hoặc của chính quyền địa phương nơi cư trú.
Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cho phép mang tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi bảo quản tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cho phép mang tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi bảo quản tại lưu trữ tỉnh. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện cho phép mang tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi bảo quản tại lưu trữ huyện.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức khác cho phép mang tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi của cơ quan, tổ chức.
Thủ tướng Chính phủ cho phép mang tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm.
Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thì cho phép sao tài liệu lưu trữ. Việc sao tài liệu lưu trữ phải do cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ thực hiện.
Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cho phép công bố tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi bảo quản tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện cho phép công bố tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi bảo quản tại lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho phép công bố tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi của cơ quan, tổ chức. Nguyên tắc, thủ tục công bố tài liệu lưu trữ do Bộ trưởng Bộ Nôị vụ quy định.
Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng, công bố và mang tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước ra nước ngoài được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng, công bố và mang tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam ra nướcngoài do cơ quan có thẩm quyền của Đảng quy định.