1. Vị trí, chức năng
Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố (sau đây gọi tắt là Văn phòng) là cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố; có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân Thành phố về: chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân Thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố; kiểm soát thủ tục hành chính; tổ chức triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của địa phương; tổ chức, quản lý và công bố các thông tin chính thức về hoạt động của Ủy ban nhân dân Thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố; đầu mối Cổng thông tin điện tử, kết nối hệ thống thông tin hành chính điện tử phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo điều hành của Ủy ban nhân dân Thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố; quản lý công báo và phục vụ các hoạt động chung của Ủy ban nhân dân Thành phố; giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo thẩm quyền; quản lý công tác quản trị nội bộ của Văn phòng.
Văn phòng có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng.
Trụ sở làm việc đặt tại: số 86 đường Lê Thánh Tôn, phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn
1. Trình Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành
a) Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân Thành phố;
b) Văn bản quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố;
c) Văn bản hướng dẫn cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận, huyện, thành phố Thủ Đức;
d) Văn bản quy định cụ thể điều kiện, tiêu chuẩn chức danh Trưởng, Phó đơn vị thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố và Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận, huyện, thành phố Thủ Đức.
2. Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành
a) Quyết định thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các đơn vị thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố;
b) Các văn bản khác theo sự phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố.
3. Tham mưu, xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân Thành phố
a) Tổng hợp đề nghị của các Sở, cơ quan ngang Sở, cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố (sau đây gọi chung là Sở), Ủy ban nhân dân quận, huyện, thành phố Thủ Đức, cơ quan, tổ chức liên quan;
b) Kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố đưa vào chương trình, kế hoạch công tác những vấn đề cần tập trung chỉ đạo, điều hành hoặc giao cơ quan liên quan nghiên cứu, xây dựng đề án, dự án, dự thảo văn bản;
c) Xây dựng, trình Ủy ban nhân dân Thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành hoặc phê duyệt chương trình, kế hoạch công tác;
d) Theo dõi, đôn đốc các Sở, Ủy ban nhân dân quận, huyện, thành phố Thủ Đức, các cơ quan, tổ chức liên quan thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, đảm bảo đúng tiến độ, chất lượng;
e) Báo cáo định kỳ hoặc đột xuất kết quả thực hiện; kiến nghị giải pháp nhằm thực hiện có hiệu quả chương trình, kế hoạch công tác;
g) Kịp thời báo cáo, điều chỉnh chương trình, kế hoạch công tác, đáp ứng yêu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân Thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố.
4. Phục vụ hoạt động của Ủy ban nhân dân Thành phố
a) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan chuẩn bị chương trình, nội dung, phục vụ các cuộc họp của Ủy ban nhân dân Thành phố;
b) Thực hiện chế độ tổng hợp, báo cáo;
c) Theo dõi, đôn đốc, đánh giá kết quả thực hiện Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân Thành phố;
d) Tổ chức công tác tiếp công dân theo quy định của pháp luật.
5. Tham mưu, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn sau:
a) Triệu tập, chủ trì các cuộc họp;
b) Theo dõi, đôn đốc, chỉ đạo, kiểm tra công tác đối với các Sở, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận, huyện, thành phố Thủ Đức;
c) Thực hiện nhiệm vụ trước Hội đồng nhân dân Thành phố; tiếp xúc, báo cáo, trả lời kiến nghị của cử tri;
d) Chỉ đạo, áp dụng biện pháp cần thiết giải quyết công việc trong trường hợp đột xuất, khẩn cấp;
e) Cải tiến lề lối làm việc; duy trì kỷ luật, kỷ cương của bộ máy hành chính nhà nước ở địa phương.
6. Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân Thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn về kiểm soát thủ tục hành chính; cải cách thủ tục hành chính; tổ chức thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính của các cấp; thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử; xây dựng, vận hành, quản lý Cổng dịch vụ công Thành phố; tiếp nhận, xử lý, công khai phản ánh kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính và thực hiện thủ tục hành chính; đơn giản hóa chế độ báo cáo.
7. Tiếp nhận, xử lý, trình Ủy ban nhân dân Thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố giải quyết những văn bản, hồ sơ do các cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi, trình (văn bản đến):
a) Đối với đề án, dự án, dự thảo văn bản do các cơ quan trình: Kiểm tra hồ sơ, trình tự, thủ tục soạn thảo, thể thức, kỹ thuật trình bày dự thảo văn bản; tóm tắt nội dung, nêu rõ thẩm quyền quyết định, sự đồng bộ trong chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân Thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố đối với vấn đề liên quan, đề xuất một trong các phương án: ban hành; phê duyệt; đưa ra phiên họp Ủy ban nhân dân Thành phố; gửi lấy ý kiến các thành viên Ủy ban nhân dân Thành phố; thông báo ý kiến của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố yêu cầu cơ quan soạn thảo hoàn chỉnh lại, lấy thêm ý kiến các cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định và quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân Thành phố.
Trong quá trình xử lý, nếu đề án, dự án, dự thảo văn bản còn ý kiến khác nhau, chủ trì họp với cơ quan, tổ chức liên quan để trao đổi trước khi trình;
b) Đối với dự thảo báo cáo, bài phát biểu: Phối hợp với các cơ quan liên quan biên tập, hoàn chỉnh theo chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố;
c) Đối với văn bản khác: kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố giao cơ quan liên quan triển khai thực hiện; tổ chức các điều kiện cần thiết để Ủy ban nhân dân Thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố xử lý theo quy định của pháp luật và nội dung văn bản đến.
8. Phát hành, quản lý, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình, kết quả thực hiện văn bản của Ủy ban nhân dân Thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố
a) Quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản của Ủy ban nhân dân Thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố;
b) Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình, kết quả thực hiện văn bản của Ủy ban nhân dân Thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố; định kỳ rà soát, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố để đảm bảo sự đồng bộ, thống nhất trong chỉ đạo, điều hành;
c) Rà soát nhằm phát hiện vướng mắc, phát sinh về thẩm quyền, hồ sơ, trình tự, thủ tục và nghiệp vụ hành chính văn phòng trong quá trình chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân Thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố; kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân Thành phố sửa đổi, bổ sung; hàng năm, tổng hợp, báo cáo Văn phòng Chính phủ;
d) Lưu trữ văn bản, hồ sơ, tài liệu của Ủy ban nhân dân Thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố.
9. Thực hiện chế độ thông tin
a) Tổ chức quản lý, cập nhật thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân Thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố;
b) Quản lý, cập nhật thông tin, vận hành hạ tầng kỹ thuật Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân Thành phố và Trang thông tin điện tử của Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố;
c) Thực hiện chế độ thông tin báo cáo về hoạt động của Cổng Thông tin điện tử và kết nối hệ thống thông tin hành chính điện tử chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân Thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố;
d) Tham mưu, xây dựng các giải pháp, triển khai, quản lý, vận hành ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý hành chính nhà nước và cải cách hành chính của Thành phố;
e) Quản lý, vận hành hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin tại trụ sở Ủy ban nhân dân Thành phố;
g) Đảm bảo công tác bảo mật và an toàn thông tin tại trụ sở Ủy ban nhân dân Thành phố; phối hợp với các đơn vị liên quan triển khai các giải pháp bảo mật cho các hệ thống thông tin và các giải pháp giám sát an toàn thông tin đối với các hệ thống thông tin của Ủy ban nhân dân Thành phố;
h) Tham gia triển khai các dự án liên quan đến lĩnh vực hạ tầng kỹ thuật, ứng dụng công nghệ thông tin do Ủy ban nhân dân Thành phố giao quản lý, vận hành và triển khai;
i) Xuất bản, phát hành Công báo Thành phố.
10. Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật
a) Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Ủy ban nhân dân Thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố;
b) Phục vụ các chuyến công tác, làm việc, tiếp khách của Ủy ban nhân dân Thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố.
11. Hướng dẫn nghiệp vụ hành chính văn phòng
Chủ trì, phối hợp với Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân Thành phố tổng kết, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ hành chính văn phòng đối với Văn phòng các Sở, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận, huyện, thành phố Thủ Đức, công chức Văn phòng - Thống kê xã, phường, thị trấn.
12. Thực hiện nhiệm vụ quản trị nội bộ
a) Tổ chức thực hiện các văn bản, quy hoạch, kế hoạch do cơ quan có thẩm quyền ban hành hoặc phê duyệt liên quan đến hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố;
b) Tiếp nhận, xử lý văn bản do cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố; ban hành và quản lý văn bản theo quy định;
c) Hợp tác quốc tế theo quy định của pháp luật và sự phân công hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân Thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố;
d) Nghiên cứu, ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học và cải cách hành chính phục vụ nhiệm vụ được giao;
e) Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức, vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố;
g) Thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố;
h) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc; quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản được giao theo quy định;
i) Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác do Ủy ban nhân dân Thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố giao hoặc theo quy định của pháp luật.
(Theo Quyết định số 04/2021/QĐ-UBND ngày 11/3/2021 của UBND TP về ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND TPHCM)