Để kịp thời xử lý văn bản, đảm bảo công tác lãnh đạo, chỉ đạo điều hành của UBND TP thông suốt, đáp ứng yêu cầu của các tổ chức, doanh nghiệp và nhân dân, UBND TP vừa chỉ đạo các sở, ban, ngành và UBND các quận-huyện thực hiện nghiêm Quyết định số 55/2011/QĐ-UBND ngày 15/8/2011 về Quy chế làm việc của UBND TPHCM nhiệm kỳ 2011-2016; các yêu cầu tại công văn số 4974/VP-CNN ngày 15/9/2006 về việc đính kèm hồ sơ có liên quan khi trình UBND TP giải quyết và công văn số 6128/VP-TTTH ngày 1/9/2011 đề nghị các sở-ngành, quận-huyện phối hợp trong việc gửi tập tin văn bản hành chính qua mạng tin học.

 

Bộ Khoa học và Công nghệ đã ban hành Thông tư hướng dẫn một số nội dung triển khai xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001:2008 đối với việc thực hiện thủ tục hành chính (TTHC) tại các cơ quan hành chính nhà nước.

 

Văn phòng UBND TP vừa ban hành bộ tài liệu quản lý chất lượng các hồ sơ và công việc tại Văn phòng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 gồm 15 quy trình nghiệp vụ.

 

Văn phòng HĐND và UBND TPHCM đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 tại Văn phòng cho 17 công tác chuyên môn gồm:

 

Tất cả văn bản, kể cả bản Fax, văn bản chuyển qua mạng, văn bản mật và đơn, thư khiếu nại tố cáo của cá nhân, tổ chức gửi đến Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố, Thường trực và các Ban Hội đồng nhân dân thành phố, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố, Văn phòng và lãnh đạo Văn phòng, các Phòng chuyên môn (sau đây gọi chung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự như sau: tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến; giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

 

Phòng Hành chính – Tổ chức chịu trách nhiệm quản lý tất cả các loại văn bản phát hành, kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật (sau đây gọi chung là văn bản đi) của cơ quan theo thủ tục trình tự quy định: kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày. ghi số ký hiệu và ngày, tháng của văn bản; nhân bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); đăng ký văn bản đi; làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi.

 

Năm 2003, Văn phòng HĐND và UBND TPHCM áp dụng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 đối với hồ sơ cấp Giấy phép đầu tư trong và ngoài nước. Hệ thống đã được Trung tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng 3 (QUATEST 3) tư vấn thực hiện và Trung tâm Chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn (QUACERT) cấp Giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn có giá trị đến ngày 26 tháng 2 năm 2007. Văn phòng đã mở rộng hệ thống quản lý và được cấp Giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn có giá trị đến ngày 30 tháng 7 năm 2011.

 

Trưởng Phòng Hành chính – Tổ chức chịu trách nhiệm, giúp Chánh Văn phòng tổ chức, quản lý công tác văn thư và báo cáo tổng hợp tình hình quản lý văn thư gồm: tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; phân loại, trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến; tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành; kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm phát hành văn bản; đóng dấu mức độ khẩn, mật; đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức; quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan và các loại con dấu khác; báo cáo tổng hợp tình hình quản lý văn thư đột xuất và định kỳ.

 

Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan bao gồm:1. Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân năm 2004. 2. Văn bản hành chính: quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông báo, thông cáo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy mời, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường và một số văn bản khác. 3. Văn bản chuyên ngành: các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành thống nhất quy định.

 

Phòng Hành chính – Tổ chức chịu trách nhiệm quản lý tất cả các loại văn bản phát hành, kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật (sau đây gọi chung là văn bản đi) của cơ quan theo thủ tục trình tự quy định: kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày. ghi số ký hiệu và ngày, tháng của văn bản; nhân bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); đăng ký văn bản đi; làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi.

Đến cuối tháng10đã giải quyết
95,8%
hồ sơ đúng hạn

    VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

    Địa chỉ: 86 LÊ THÁNH TÔN, PHƯỜNG BẾN NGHÉ, QUẬN 1 TP.HCM.

    ĐT: (028)38296052, (028)38295026. Fax: (028)38295675

    Email: ubnd@tphcm.gov.vn

    Ghi rõ nguồn "Cổng Thông tin Điện tử Văn phòng UBND TP.HCM" khi bạn phát hành lại thông tin.

    b